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信息化视角下的档案查询工作研究

——以北京市海淀区市场监管局为例

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发布时间:2019-05-14 08:35 来源:
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编者按
  
伴随市场经济的发展和商事制度改革的推进,商事登记档案被广泛用于市场主体变更登记、主体之间经济往来,以及公检法、纪检监察机关、律师调查处理有关事项等活动中。在全国上下着力优化营商环境的大背景下,提高档案查询工作信息化水平越来越迫切。
  本文以北京市海淀区市场监管局实践为例,分析档案查询模式存在的问题,探寻应用信息化手段优化档案查询工作,以加快“互联网+政务服务”进程,实现“数据多跑路,查档零跑路”。

企业档案查询工作现状及问题
  档案查询需求,大对传统档案查询方式带来严峻挑战
  一是庞大的档案基数。北京市海淀区市场监管局档案中心保管着北京市海淀区50万户企业的商事登记档案,总量超过5200万页,每年为社会各界提供档案查询服务超过7万户次,提供档案查询浏览超过530万页。近年来,随着商事制度改革的深入推进,企业数量井喷式增长,也大大增加了档案查询需求。
  二是居高不下的变更业务量。大部分企业查询档案是为了查询在市场监管部门备案的公司登记材料,以便办理后续变更业务。统计显示2018年1月至8月,海淀区线下企业档案查询总数为47463户次,较2017年同期增长4.3%,是同期变更总数的73.3%。
  三是部门之间信息共享不足导致查询需求扩大。从查询内容看,多数企业申请查询的内容为注销证明、吊销证明、企业统一社会信用代码证明、注册号变更证明、历次变更证明、企业名称变更证明等。上述信息均可通过北京市企业信用信息网查询,但是尚未在部门间实现互通互认,导致申请人必须调取带有市场监管部门企业查询专用章的纸质材料,造成申请人多进门、多跑路。
  线上档案查询应用度不高影响档案查询的效率
  一是线下查询比例依然不低。2015年,原北京市工商局正式启用北京市企业登记信息查询系统,通过此系统。应用法人一证通证书,即可在网上查询企业的电子档案。线上查询既方便又快捷,但是线下查询比例依然不低。2018年1月至8月,海淀区企业档案查询总量为199634户次,其中线上查询152171户次,线下查询47463户次,线上和线下比例为3.2∶1。其原因在于:一方面,企业网络管理员使用的软件屏蔽部分网络端口,或其使用的浏览器版本较低导致在线档案查询网页打不开或者显示不全;另一方面,由于宣传力度不够和网页设计等原因,企业对北京市企业登记信息查询系统的认知度不高。
  二是线下查询方式较繁琐。现场查询档案的方式为:到业务窗口制作企业卡片,再到查询机上自行查询所需档案,最后由业务窗口将打印好的材料交给企业。每个申请人平均花费查询时间20分钟,效率较低。传统的人工扫描方式致使档案扫描周期较长
  原始档案从登记机构和监管机构移交到档案管理机构后,工作人员人工编写档案页码、扫描,进行级别分类。在这种工作模式下,工作人员工作重复度高、积极性低,扫描成电子档案的时间缓慢、效率低下。

应用“容e查”提高档案查询信息化水平
  人脸识别智能取号自助填表在办理档案查询业务时,办事人员首先“刷脸”取号,同时扫描办事人员的营业执照,对办事人员的身份进行确认,取号的同时集成档案查询登记表。通过人证比对、扫描营业执照二维码确认企业唯一业务办理号码,实现取号与登记同时进行,提高办事效率。业务窗口处设置人脸识别系统核验终端,办事人员一经取号,其人脸图像即记录在系统中,核验终端通过识别,即可显示本人的办理号码。人工智能技术手段的应用大大缓解了人流量密集时大厅查档困难的问题。
  试点开展企业档案“容e查”服务
  海淀区率先推行为企业提供带有签章和防伪水印的电子档案查询、拷贝服务。办事人员预约查档后,可以到查询大厅现场查询、拷贝所需的档案信息,查询浏览企业的登记信息材料,还可导出电子文档。电子文档采用数字签章技术,具有同纸质文档同等的法律效力。由此实现“一次拷贝,终生受用”,提升了企业档案查询的便利度。与此同时,针对企业自查不同情况,海淀区市场监管局在上地行政服务大厅增设了“容e查”窗口,企业可以通过预约就近选择办事地点,既方便了申请人,也有效分流了查询大厅的工作量。

档案查询信息化的进一步探索
  运用区块链技术增加安全性,提高部门间信任度
  基于全网共识为基础的数据可信的区块链数据是不可篡改的、具有高信任性和高安全性,数据的质量具有前所未有的强信任背书。如果说部门之间分享的档案信息,受传输质量和传输速度的影响会出现缺失、不准确等问题,那么区块链技术的运用,则彻底消除了这种不稳定性。只要其他部门可以查询到档案,就能保证材料的真实性和准确性,由此就最大程度地减少了企业在部门之间来回跑路的情况,极大地提高了企业办事的便利度。
  以档案“容e查”为突破口 优化档案查询应用系统
  借助、依托“政务云”技术平台,借鉴“企业登记全程电子化”模式,构建查档服务“云端”支持系统,实现档案查询“全程电子化”。通过登记信息在线查询、分卷浏览和导出下载,逐步实现档案查询服务从“即来即办,无须等待”到办理业务“零见面”“零跑路”,实现档案查询最大便利化。
  升级线下查询机功能 实现完全自助打印
  因为线下查询档案的需求量短时间内不会减少,所以做到线下查询、打印档案更便捷化、人性化是需要一直坚持的工作。笔者建议可以升级查询打印机功能为切入点,在人脸识别技术的基础上,探索利用个人身份证或者营业执照二维码扫描的形式进行打印。利用身份证打印是指只要扫描身份证,系统识别该申请人是申请打印档案企业的主要人员或者投资人,即可继续打印。而识别营业执照二维码则能够自动直接打印该企业档案。识别功能智能便捷,操作方式简单易行,申请人能一次性直接打印出想要获取的档案材料,无须再到业务柜台进行业务确认,完全实现自助打印,极大地提高了档案查询工作效率。
  利用登记原始档案的技术升级 探索自动扫描编页码
  自动化是扫描工作的终极追求,而科技手段的不断进步使这一目标得以实现。要实现扫描的自动化,需要每一份移转至档案部门的材料上都按照档案部门归档目录的要求附上具有特殊标识的编码。移交至档案部门的纸质档案经过扫描,并通过电脑识别编码,就可转成电子档,同时能按照档案部门的需要自动编页码,从而解放人力,大大提高档案扫描工作效率。

□北京市海淀区市场监管局 王浩杰

(责任编辑:系统管理员)

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